Sovellukset mahdollistavat, mutta onko työnantajalla oikeutta seurata ja kerätä tietoa työntekijänsä sijainnista? Voiko työajanseurantaa ja paikantamista yhdistää? Lue alla tarkemmin, mitä yrityksesi tulee huomioida työntekijöiden paikannustietojen keräämistä harkitessaan.

Paikannustieto on henkilötietoa

Työntekijöiden paikantaminen on henkilötietojen käsittelyä sekä teknistä valvontaa, jota koskevat erityissäännökset. Työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä säännellään erityisesti laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (työelämän tietosuojalaki) sekä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR).

Työelämän tietosuojalain mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuisuuksiin taikka jotka johtuvat työtehtävien erikoisluonteesta. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa työntekijän suostumuksella.

Henkilötietojen, kuten esimerkiksi työntekijän tai hänen käyttämänsä ajoneuvon sijaintietojen, lainmukainen käsittely edellyttää aina tietosuoja-asetuksen mukaista käsittelyperustetta. Paikantamiseen oikeuttavia asiallisia perusteita voivat olla esimerkiksi työntekijöiden turvallisuuden varmistaminen, resurssien (kuten ajoneuvojen) kohdentaminen oikeaan paikkaan taikka työn suorittamisen valvonta. Matkapuhelimen avulla tapahtuva paikantaminen vaatii sähköisen viestinnän palvelulain mukaisen suostumuksen.

Paikannustietojen käyttäminen työajan seurantaan

Monet sovellukset mahdollistavat työajan seurannan ohella työntekijöiden paikantamisen. Tietosuojavaltuutetun näkemyksen mukaan paikannustietoja ei lähtökohtaisesti pidä käyttää työoikeudellisten velvoitteiden valvonnassa, kuten työajan seurannassa. Paikannuksen käyttäminen työajan valvontaan ja seurantaan voi kuitenkin olla mahdollista, jos työntekijä tekee työtään kokonaan tai enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa eikä työajan valvontaan ole käytettävissä muita, yksityisyyden suojaan vähemmän puuttuvia keinoja. Mikäli paikannusjärjestelmää on tarkoitus käyttää työajan valvontaan ja seurantaan, tulee se määritellä etukäteen paikantamisen käyttötarkoitukseksi.

Apulaistietosuojavaltuutettu ja seuraamuskollegio ovat antaneet työntekijöiden tekniseen paikantamiseen liittyvän tuoreen päätöksen 5.7.2021, Dnro 3843/163/20, jossa työntekijöiden sijaintiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn ei ole katsottu olleen lain mukaista. Kyseisessä tapauksessa katsottiin, että työntekijöiden paikantaminen ei ollut työelämän tietosuojalaissa tarkoitetulla tavalla välittömästi tarpeellista, eikä tietojen käsittelylle ollut tietosuoja-asetuksen mukaista laillista käsittelyperustetta. Tarpeellisuusvaatimusta ei voitu sivuuttaa edes työntekijöiden suostumuksella. Rekisterinpitäjälle määrättiin 25 000 euron suuruinen hallinnollinen seuraamusmaksu. Päätös ei vielä ole lainvoimainen.

Vaikutustenarviointi välttämätön osa prosessia

Ennen kuin työnantaja voi käsitellä työntekijöiden sijaintitietoja, tulee sen tehdä tietosuoja-asetuksen mukainen kirjallinen vaikutustenarviointi, mikäli esimerkiksi jokin seuraavista kriteereistä täyttyy:

1. sijaintitietoja käsitellään järjestelmällisen valvonnan yhteydessä;
2. sijaintitietoja käsitellään laajamittaisesti;
3. heikossa asemassa olevien rekisteröityjen (työntekijöiden) sijaintitietoja käsitellään; tai
4. uusia teknisiä ja organisatorisia ratkaisuja käytetään innovatiivisesti tai soveltaen.

Vaikutustenarviointi on tarkoitettu henkilötietojen käsittelyyn liittyvien riskien tunnistamisen ja hallitsemisen työkaluksi. Siinä tulee kuvata henkilötietojen käsittely, arvioida käsittelyn tarpeellisuutta, oikeasuhtaisuutta, aiheutuvia riskejä ja tarvittavia toimenpiteitä, joilla riskeihin puututaan.

Tietosuojavaltuutettu ja seuraamuskollegio ovat antaneet paikantamiseen liittyvän päätöksen 18.5.2020 Dnro 531/161/20, joka koski ajotietojärjestelmästä saatavien sijaintitietojen käyttöä työntekijöiden työajan seurantaa varten. Yhtiölle määrättiin 16 000 euron hallinnollinen seuraamusmaksu. Keskeinen laiminlyönti oli, että vaikutustenarviointia ei ollut tehty. Päätös ei vielä ole lainvoimainen.

Yhteistoimintamenettely ennen paikantamista

Työntekijöiden paikantaminen teknisenä valvontana tulee käydä läpi yhteistoimintamenettelyssä ennen paikantamisen käyttöönottoa. Yhteistoimintamenettelyvelvollisuus koskee sekä työntekijöihin kohdistuvaa kamera- ja kulunvalvontaa että muita teknisin menetelmin toteutettua valvontaa kuten gps-pohjaisten ajoseurantalaitteiden käyttöä.

Työantaja on velvollinen käymään paikantamisen käyttötarkoitukset ja menettelytavat läpi työpaikan yhteistoimintamenettelyssä ja laatimaan kirjalliset säännöt paikantamisesta. Työntekijöitä tulee informoida paikkatietojen ja henkilötietojen käsittelystä ja käsittelyn tarkoituksesta siten kuin tietosuoja-asetuksessa sekä työelämän tietosuojalaissa säädetään.

Mikäli yritys ei kuulu yhteistoimintalainsäädännön piiriin, työnantajan on ennen päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluksi paikantamista koskevassa päätöksenteossa.

Mitä yrityksesi tulee huomioida

Harkittaessa työntekijöiden paikantamista ja paikannustietojen käyttämistä työajan seurantaan on erityistä huomiota kiinnitettävä siihen, ovatko kyseiset tiedot välttämättömiä työajan seurantaan ja olisiko työajan valvontaan käytettävissä muita, vähemmän työntekijöiden yksityisyyteen puuttuvia keinoja.

Mikäli työajan seurantaa ei ole mahdollista toteuttaa yksityisyyden suojaan vähemmän puuttuvilla keinoilla, on paikannusta mahdollista käyttää työntekijöiden työajan valvontaan, kunhan tämä käyttötarkoitus on etukäteen määritelty, vaikutustenarviointi on tehty ja työnantaja on käynyt yhteistoimintamenettelyn työpaikalla. Jos edellä mainittuja velvoitteita ei ole noudatettu, ei paikannustietoja saa käyttää työ- tai palvelussuhteen ehtojen noudattamisen valvonnassa. Lisäksi paikantamisen käyttöönotto tulee huomioida työntekijöitä koskevassa tietosuojaselosteessa.